午休時，你收到主管的訊息：「報告怎麼還沒交？」

你盯著那行字，心中浮現「WTF！」。
沒表情、沒語氣、沒說明——只剩下那句「#@$%^*!」。

但如果換個場景，他用輕鬆口氣在茶水間問：「報告大概什麼時候會好呀？」
你大概會笑笑回答：「下午前一定給您！」
同樣的意思，為什麼文字就讓人這麼不舒服？

文字冷，不是因為沒禮貌，而是「訊息太薄」

社會心理學裡有個概念叫 「媒體豐富理論（Media Richness Theory）」。
它指出，不同的溝通方式能傳遞的「情緒、線索與意圖」厚度不同。

從高到低，大致可以分成：
面對面 > 視訊 > 電話 > 文字訊息 > 電子郵件。

面對面能看到表情、聽到語氣；文字訊息只有字，沒有溫度。

所以當我們用最「單薄」的媒介（文字）處理最「厚重」的情緒（催進度、反饋、拒絕），誤會就自然發生。

職場訊息的四種類型，你是哪一種？

任務型訊息：交辦、提醒、追進度

這類訊息最常被誤會。
像是「報告要改」、「明天前要給我」這種直接句，在你眼裡是簡潔，在別人眼裡可能像命令。

如果改成：「報告我幫你看過了，幾個地方再麻煩你調整一下～」
或是：「明天前交給我就好，辛苦啦！」
多幾個字，語氣就從「下指令」變成「一起合作」。

情緒型訊息：急、煩、焦慮時發出的訊息

最典型的例子是：「你在嗎？」、「？」、「回一下」。
這幾個字看起來沒錯，但會讓人瞬間緊張或不悅。

改成：「有空時我想問個小問題，不急～」
或「方便時回我一下，想跟你確認報告那段。」
多了「不急」、「方便時」這些字眼，對方就不會感覺被追著跑。

協作型訊息：討論、給意見、提建議

很多人因為想有效率，會直接說：「這段怪怪的。」、「我覺得這樣不行。」
結果別人聽起來像被否定。

如果改成：「這段我有點不太確定，要不要我們一起看一下？」
或「我有個想法，你覺得這樣改會不會更順？」
語氣一柔軟，討論的氛圍就出來了。

關係型訊息：感謝、關心、閒聊

這類訊息最容易被忽略，但最能修補關係。
別以為說「謝謝」很多餘，其實那是人際關係上的潤滑劑。

例如：「感謝提醒！」、「今天辛苦了🙏」、「剛剛那段你救了我XD」
這些看似輕鬆的句子，會讓人覺得：你不是只想完成工作，而是真的在乎彼此之間的合作關係。

好訊息的共通點：讓對方知道你的「善意」

當文字取代聲音，語氣就要靠文字補充。
你不需要變得很浮誇，只需要在句子裡加入時間、感謝或語助詞：

「我下午再看一次」
「收到，感謝提醒！」
「我確認完再告訴你～」

諸如此類的句子，增加一點小細節，就是訊息裡的禮節。
能夠讓對方知道：你有在聽、並且有放在心上。

訊息禮節中的核心：尊重回覆的「人」

禮貌不是形式上的，而是從根本意識到螢幕的另一端是一個人。
那個人可能在忙、可能很累、或者可能剛開完會。
當你願意多打一個字、多加一句緩衝語，或加一個表情符號、貼圖，就是在為彼此建立信任感，並且提升溝通品質。

記住，回覆訊息的速度可以快，但態度不要急。能夠「溫柔而高效」的回覆訊息，是現代科技職場上最需要的軟實力。