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用邏輯強化職場溝通,讓意見更具說服力

在職場上,我們常會碰到需要和不同對象討論或溝通的時候,但你覺得有道理的意見都會被採納嗎?

舉個例子:

會議中,剛加入團隊的小明提出建議:「主管,我覺得我們應該延後這個產品的交件時間。」
「為什麼?」主管眉頭微皺問,其他同事紛紛看向小明。
「呃...因為我覺得進度會趕不上。」小明斷斷續續的小聲補充。
會議結果可想而知,小明的建議被否決,大家繼續朝原定計劃走。

同樣的場景,另一位同事小華開口了:「主管,我建議將交件時間延後一週。根據本週的進度報告,我們目前已落後五天。如果依照原定交件時間趕工,可能會影響到客戶驗收階段的品質。我們能否考慮調整交付日期?」主管點了點頭,會議結束後,所有人按調整後的計劃執行。

這樣的例子套用在不同產業的會議室都時常發生,有時有價值的意見並非就一定被採納,有時被採納的意見也不一定是唯一解。




清晰的邏輯思考與溝通是影響決策的關鍵

在瞬息萬變的職場中,我們每天會接收爆炸般的資訊量,邏輯思考已成為不可或缺的技能。邏輯清晰的人能快速整理資訊、找到重點與問題的根源,並提出有說服力的解決方案、贏得團隊與上司的信任。職場邏輯思考力不僅是分析問題的基礎,更是說服他人與推動決策的關鍵。

在我剛出社會時,也曾是個不懂得如何條理分明的報告、不曉得如何推動主管做出有利於專案推進的決策的人。身為專案企劃,這樣的狀態讓我在經歷數次挫折與無數批評後,開始尋求改進的方法,翻閱各類書籍,學習如何提案與溝通,逐步摸索出一套自己的工作邏輯。

在我的職場經驗中,我的主管通常每天都要處理大量決策,但因時間有限,分配給每個問題的處理時間非常短。作為一名專案企劃,若等待主管自行關注到我專案上的問題,往往為時已晚,那些攸關專案推進的關鍵事項可能早已被延誤而錯失良機。因此,我需要在有限的時間內,協助他快速掌握問題重點,並以清晰的邏輯呈現解決方案,幫助他迅速作出決策。

面對主管緊迫的時間安排,以下幾個步驟是我實行後覺得最有效率的溝通方式:

1.簡明扼要的提出問題重點
我會將每個需要主管決策的問題,涵蓋問題的現況和關鍵背景資訊,濃縮為3~5點條列式的簡潔明瞭內容。(除了時間有限的因素,大多數人在聽到過於冗長的前因後果時,往往會分散注意力,而忘記當下的核心重點。)

2.提供可行的解決方案
基於問題分析,我會盡量提供3個不同方向的可行的解決方案,並附上每個方案的優缺點與可能帶來的影響。(切記不要僅提供1個解決方案,因為任何問題都不可能只有單一的解決方式。更重要的是,當決策者只收到1個方案時,往往會將精力放在推敲其他可能性,反而延誤了決策的效率。)

3.引導決策者在關鍵期內做出決策
於上述簡報後,依據各問題的急迫性提出明確需要主管提供決策的時間點(壓日期!很重要!),請主管在已有選項中做出決定,或提出明確的新方向,來確保我們執行的方案符合他的預期,避免資訊落差。


避免溝通中的邏輯陷阱

邏輯思考雖然重要,但也要避免落入常見的邏輯陷阱。在職場溝通和訊息傳遞中,有些常見的邏輯漏洞可能導致誤解、低效率、衝突或其他更嚴重的後果,例如:

斷章取義

在傳遞訊息的過程只引用部分訊息或脈絡,忽略整體內容,結果就是造成誤解或對訊息的偏頗解讀。要避免斷章取義,完整溝通很重要,在引用他人意見時,應包含其原話的上下文,引用數據時,務必標註其來源,為資訊提供充分的依據。與別人交談時,回應對方前可先重述對方觀點,確認自己的理解是否準確,從而避免因誤解導致不必要的分歧。


以偏概全

只以很少量的例子推論全部,容易誤導決策或形成刻板印象。解決這個邏輯陷阱的方式可以用多角度分析,從不同面向去收集足夠的案例和數據,避免以單一例子推斷事件的全貌,以統計學的角度來說,通常要30份以上的隨機樣本數才足以表示一個現象的代表性。並且應將問題分層討論,確認問題具體影響範圍。再來是可以詢問他人是否有不同觀點或經驗補充,反覆去論證問題沒有被以偏概全。


非此即彼(二分法)

二分法會將問題的選擇只簡化為兩個極端值,像文章開頭的小明與小華公司的例子,若團隊成員都認為「一定要延長專案期限,否則交件品質就會下降。」此種方法會忽略其他可能的解決方案,其實要改善這個問題可能還有更多其他的方式,像是「能不能找外包專業團隊協助?」、「能不能與客戶協調分批交付?」等方式尚未被討論。要解決這個二分法的陷阱最簡單的解決方式就是列出至少3種以上可行方案,以探索每個解決方案中間的彈性與可能性,讓問題不再困在非此即彼的困境中。


因果倒置

錯誤地將兩件事之間的順序視為因果關係,導致錯誤行動。比如公司覺得「員工滿意度高造就公司的高業績」,可能真實的事實其實是「公司業績不斷提升才造就了高員工滿意度」,而影響「公司業績」與「員工滿意度」的原因理應要有更多的分析與挖掘,不應單看兩件事的簡單關聯。為了避免陷入因果倒置的謬誤,我們可以重複往事件的現象鑽研五次「為什麼」來挖掘出事件背後的真正原因,才能夠確定需要採取甚麼策略。

「這件事情真的很重要」只是自我的主觀意識,而「這件事情真的很重要,根據某某某原因」才是有試圖加入事實與論證的思考。職場上還有很多我們不易察覺的邏輯陷阱,要有效避免邏輯陷阱,我們需要在分析問題和做出決策時保持謹慎和多方考量。此外,應避免在溝通過程中加入過多個人情緒和情感成分,因為情感因素也可能會扭曲事實,影響判斷的客觀性。同時,也要避免使用模糊不清的定義或含糊的語言,這會使問題的本質無法被準確捕捉。

職場中每一次的決策不見得都能正確無誤,但透過有條理的思考、精確的資料整理,以及邏輯清晰的表達,幫助自己一步步提升職場溝通能力,不僅能讓你的聲音被聽見,還能在每一次溝通中,為你贏得更多的信任與支持,也能為職涯發展鋪設更堅實的基礎。


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