在台灣使用通訊軟體已是相當普遍的事，但隨著疫情關係及遠距工作的盛行，更加深了職場溝通對通訊軟體的依賴。但是，當原本作為社交使用的軟體職場化後，許多沒被注意到的＂失禮＂情況便層出不窮。樂頭路生活系列即為大家整理以下幾項容易不小心誤犯的禮節，一起來看看你符合幾項？

 

1.已讀不回

首先，是幾乎所有人都不喜歡收到的回應－「已讀不回」，在某些通訊軟體中，對方如果顯示已讀，卻遲遲不回覆，會讓傳訊息的人等待，因為對方也許覺得你已讀，那他可能就會在線上等你回覆，但偏偏你已讀不回，就會造成對方的猜疑和無謂的等待；交換立場思考，想必你也不喜歡遇到已讀不回的情形吧！所以，如果在讀訊息後，不方便立即作完整回覆或者一時之間還不知道怎麼回覆時，都可以先簡單回給對方一個訊息，例如：回傳「收到，謝謝」、「不好意思！晚點回覆」、「收到，我需要思考一下再回覆」，如此既可以讓對方放心，也能免除對方的疑慮。

 

2. 老用「在嗎？」「某某日有事嗎？」「你在哪？」等問句當訊息開頭

許多網友一致表示，只要看到用「在嗎?」開頭的訊息根本就不想回，因為用「在嗎?」等訊息當開頭的人，基本都滿自私的，明明就是有事相找，卻不明講，讓人直覺想「又不知道你要幹嘛，這種問法，是要人家怎麼回答？」、「很明顯說在或不在，對方下一句回答肯定不一樣」，這樣的狀況，只會讓收到的人非常火大，自我的主導權完全被剝奪。所以，在通訊軟體溝通中，請一開始就直接講明你的目的，把回答的主導權還給對方，才是有禮貌並尊重對方。

 

3. 一則溝通訊息分成好幾句傳

除非雙方是在聊天，不然在職場溝通事務上，一則訊息儘可能一次傳完，避免對方訊息聲響不停，除了干擾對方工作及浪費對方時間外，也顯得不專業體貼，尤其必須掌握重點溝通，也能避免訊息過長。而且在多人群組裡還可能，不小心被穿插訊息，進而造成誤解。

 

4. 語音狂人

你有遇過什麼是都懶得打字，硬要傳語音來的「語音狂人」嗎？為了自己方便，就用語音傳訊息，雖然語音聽的到聲音及口氣，減少了語氣上的認知誤會，但更多時候是：對方錄音環境吵雜、或是語音訊息太長，等到聽完，已經忘記前面說了什麼，導致要花更多時間來重聽，大大減少了訊息溝通的效率。又或者，收到語音的人根本就不方便聽語音訊息，亦或是他時間不夠可以反覆聽取綠音訊息。對於常開會或不方便常聽語音訊息的人，文字較能快速看到重點，並且更方便回覆。

 

5.半夜或清晨傳訊息

在職場上，尤其是主管職以上，常常會想到什麼就傳什麼，根本不管幾點的。雖然也許是好意與善意提醒，但時間太早或太晚都非常不恰當。甚至有的老闆會說「這個不急，我是怕我忘記，所以先傳給你」，收到訊息都會讓人非常光火，「到底為什麼要用被打擾來承擔你的健忘呢?」。所以，不管訊息內容多重要，仍然要謹守職場的禮節，盡可能在晚上10點前、早上8點後聯絡。而且，正式來說，若是公事怕忘記，可用 email 預設時間寄出，會比使用通訊軟體更為恰當。

 

6. 習慣用「喔」、「嗯」回覆訊息

不知道你有沒有常收到對方用「喔」、「嗯」來回覆的訊息？這個在實際面對面的溝通上都很不OK的回答方式，在通訊軟體上使用就顯得更失禮了。因為這樣的回答有時顯得相當敷衍，會給人表現出非常不在意的模樣，是極為不禮貌的行為，有時候「貼圖」回覆也會給人相同的感覺，使用時需要多加注意。

 

綜合以上六點職場使用通訊軟體容易犯的失誤，不難發現，其實都有一個共通點：不禮貌、不體貼、只想到自己。所以，如果想要避免誤觸這些失禮的地方，提供大家一個簡單的方式：在送出訊息前，多思考幾秒，設身處地想一想，如果是你，收到這樣的訊息，感覺如何？要是連你自己都覺得收到這樣的訊息會忍不住想把他打槍的話，請修正後再送出。雖然Line, Messenger, What'sApp, WeChat 現在都已經有收回訊息的功能，但建議還是要謹言慎行，想好、寫好再發。人與人溝通處事，不管在職場或私人場域上，將心比心永遠是不變的道理。