現代管理學之父彼得·德魯克（Peter Drucker）曾說：「凡是會議過多，一定是管理出了問題。會議文化能體現一家公司的管理水平。」
回想一下你自己：
- 一週開會是否超過 10 小時？
- 每次開會是否都超過 1 小時？
- 會議中是否常忍不住靈魂出竅？
以上答案如果都是肯定的，那表示你的工作時間正被無效會議吞噬中！
為什麼大家都怕開會？
進入職場後，你會發現，加班不只是因為工作沒做完，更多時候是被突如其來、冗長且沒結論的會議拖垮。許多主管缺乏帶領會議的節奏與目標感，導致開會淪為聊天、發散、各說各話的無效場面，與會者甚至會在心中默默吶喊：「我到底為什麼還在這裡？」
所以，要把會開好，重點不是開多久，而是「為什麼開？誰需要參與？目標達成什麼？」，而其中，會議的主持人就是相當關鍵的角色。
五大高效會議原則
一、明確的會議主題與事前準備
在發出會議通知前，先確認：
- 這場會議的目的是什麼？
- 要討論哪些具體議題？
- 與會者需要先準備什麼資料？
輔助工具：
Notion / GoodNotes：製作會議議程與備忘錄
圖片來源：Notion
二、精準掌控時間
人的專注力平均僅 30 分鐘，建議會議長度控制在20-30 分鐘，重要會議也盡量不超過 60 分鐘。
輔助工具：
Clockify / Toggl Track：會議計時，超時即提醒。
圖片來源：Clockify
Clockify是免費的專案管理計時器，畫面簡潔，使用起來非常直覺性。
圖片來源：Toggl Track
Toggl Track 是免費的時間追蹤器，提供網頁版、Chrome 套件、桌面軟體、Android 和 iOS APP 工具。
圖片來源：Fathom
Fathom（AI 會議記錄與重點摘要）：省去手寫記錄時間，會後秒出重點，佛心主打免費，限制是以英文使用者為主，中文支援度低。
三、控制參與人數
會議人數建議5-8人，避免超過 10 人以上形成分組聊天，並降低「旁聽型」人員參與，讓大家都能有表達與決策空間。
✅ 輔助工具：
When2meet：快速找出與會者的空檔。
圖片來源：Ｗhen2meet
有會議要開，卻常常找不到大家都有空檔的時間？Ｗhen2meet 是一個無需下載、註冊的線上工具，用網頁就能開啟，用連結就可以一起共用統計時間，快速幫大家協調開會時間與規劃會議時程。
四、善用 5W1H 提問法
帶領會議時，善用 What / When / Where / Who / Why / How 六大提問框架，幫助聚焦問題、對話具體、避免不著邊際的漫天開聊。
輔助工具：
ChatGPT / Gemini：會議前輸入議題，幫你整理 5W1H 提問框架，甚至列好會議可能討論重點清單。
五、避免事事開會，能即時解決就解決
開會不是解決問題的萬靈丹。若能透過各種線上即時通訊軟體做處理，善用線上同步，減少「為開而開」的非必要會議。
輔助工具：Line / Trello (Trello介紹)
圖片來源：Trello
AI 工具＋管理 app，讓會議從混亂變高效
開會是解決問題與凝聚團隊的機會，但要記住：
- 主管角色是協助釐清與整合，不是壓制與否定
- 尊重每個人的發言空間，以開放態度取代權威命令
- 能線上處理的事別硬湊在一起開議，沒準備好的會議不如取消
只要養成正確的開會觀念，配合 AI 工具與可以提升效率的APP，原本拖累進度、靈魂出竅的例行會議，也能變成腦力激盪、加速進度的高效會議。