現代管理學之父，彼得·德魯克（Peter Drucker）說過：「凡是會議過多，一定是管理出了問題。會議文化能體現一家公司的管理水平。」

問一下自己，你常一週開會超過10小時嗎？每次會議時間是否都超過一小時？每場會議是否都有讓你忍不住靈魂出竅的時刻？如果以上答案如果都是肯定的，就表示你的會議有大部分都是在是浪費時間。

進入職場後，逐漸會發現使我們被迫加班的原因，除了未完成的工作以外，就是突如其來或冗長而無效的會議。而多數人都不喜歡開會，因為能夠掌握會議節奏並有效達到會議目標的主管或會議領導人並不多，往往一個會議就會耗掉快半天的時間，影響原本的工作進度。甚至會議中的討論一直偏離主題，淪為閒聊，常常導致與會人員心中OS：「什麼時候才要結束？我怎麼還在這？我可以去做我自己的事了嗎？」因此，如何把會開好，讓會議成為組織有效運作的關鍵助力，除了是身為管理者或會議領導者必須學會的技巧，也是你我必須面對的課題。

告別無效會議，「領導者」是會議中不可或缺的主力，通常會是會議的主持人或發起人，會議領導者必須掌握兩大能力：對人的溝通技巧以及對事的思考邏輯，一方面解決組織的問題；另一方面透過會議找出更多發展的可能。

掌握以下五原則，讓你告別無效會議：

1. 明確的會議主題與會前準備：

會議前，先讓與會者知道會議的目的為何？並提前準備開會所需的資料。

2. 精準掌控會議時間：

研究顯示，人的注意集中力約30分鐘左右，超過30分鐘後就容易分心。因此建議每一次的會議時間儘可能控制在20-30分鐘，最長也建議最好不要超過1小時。

3. 盡可能降低會議人數：

盡可能將會議人數控制在5-8人，這種做法同時也能讓每個人都有機會發表自己的意見與看法，避免太多人形成小組討論。非專案必要人員不必參與會議，讓員工的時間不要在無關的會議上空轉。

4. 善用5W1H：

會議領導人善用何事（what）、何時（when）、何地（where）、何人（who）、為什麼（why）、怎麼做（how）的提問，更能聚焦問題的討論及解決方法。

5. 避免事事都要等開會才作決定：

開會不是解決問題的萬靈丹，無效的會議反而會讓組織步伐變慢，因此要避免事事都等開會才作決定。反之，如果有開會的必要，則盡快舉行會議。

最後，會議除了能夠解決問題，也是凝聚團隊、促進溝通的重要時刻，會議中若有主管參與，參與主管應保持中立且開放的態度，以鼓勵代替批評、以尊重代替權威，才能幫助團隊進行有效溝通、凝聚對組織的向心力及影響力，並帶動團隊成長。